2013-12-23
BYOD – praktyczne problemy poruszone na konferencji Enterprise Mobility Summit

Wykonywanie pracy przy pomocy urządzeń elektronicznych należących do pracowników, tzw. BYOD (ang. bring your own device) jest rozwiązaniem, o którym pisaliśmy w czerwcowym wydaniu magazynu Proseed. Cieszy się ono niesłabnącym zainteresowaniem przedsiębiorców i jest coraz częściej stosowane w praktyce. 5 grudnia 2013 r. wraz z Gerardem Karpem, adwokatem z zespołu ochrony prywatności i technologii informacyjno-komunikacyjnych naszej kancelarii, miałem przyjemność uczestniczyć w konferencji poświęconej temu zagadnieniu.

Konferencja Enterprise Mobility Summit została zorganizowana przez magazyn Computerworld. Zgromadziła liczne grono przedstawicieli firm, reprezentujących różne gałęzie biznesu. Prelegenci przedstawiali szeroką gamę zagadnień związanych z BYOD. W trakcie swoich wystąpień poruszali zalety i wady tego rozwiązania, organizacyjne i techniczne aspekty jego wdrożenia, a także dzielili się doświadczeniami wynikającymi z codziennego stosowania modelu BYOD.

W czasie naszego wystąpienia przedstawiliśmy praktyczne problemy związane z wprowadzeniem oraz stosowaniem modelu BYOD na gruncie przepisów prawa pracy oraz ochrony prywatności i danych osobowych pracownika. 

Potwierdziliśmy, że BYOD nie stoi w sprzeczności z przepisami prawa pracy i regulacjami dotyczącymi ochrony danych osobowych. Z punktu widzenia prawa pracy, BYOD to nic innego, jak szczególna forma organizacji pracy przy wykorzystaniu narzędzi pracy należących do pracownika. Dopuszczalność pracy przy użyciu własnych narzędzi została pośrednio potwierdzona w orzecznictwie Sądu Najwyższego (np. wyrok z 14 lutego 1959, sygn. akt IV CR 371/58, wyrok z 7 marca 2006, sygn. akt I PK 146/05). Ponadto, taka możliwość jest wyraźnie przewidziana w przepisach Kodeksu pracy, w odniesieniu do telepracy.

BYOD jest jednak szczególną formą korzystania z własnych narzędzi przez pracownika. Owa „szczególność” polega na tym, że narzędzia te to urządzenia elektroniczne, które mogą ściśle wiązać się z życiem prywatnym pracownika. Dotyczy to przede wszystkim smartphonów i tabletów. Jako wszechstronne urządzenia - służące między innymi do komunikacji (e-mail, sms, rozmowa telefoniczna, video-rozmowa), robienia zdjęć i nagrywania filmów czy przeglądania Internetu - mogą zawierać różnorodne informacje na temat pracownika (np. jego kontaktów czy zainteresowań), do których pracodawca w zwykłych okolicznościach nie ma dostępu. Problem ten w mniejszym stopniu dotyczy laptopów.

Wykorzystanie urządzeń elektronicznych jako narzędzi pracy oznacza, że sfera prywatnych informacji o pracownikach, w pewnym zakresie pokrywa się bezpośrednio ze sferą aktywności zawodowej. Stawia to przed działami IT nowe wyzwania, w postaci konieczności stworzenia skutecznych zabezpieczeń, uniemożliwiających przypadkowe wtargnięcie przez pracodawcę w życie prywatne pracownika. Sytuacja przedstawia się inaczej, jeśli pracownik korzysta ze sprzętu firmowego do celów prywatnych. W takim przypadku powinien on się liczyć z dostępem pracodawcy do informacji zawartych na jego sprzęcie, choćby takie informacje objęte były sferą prywatności pracownika. 
Dlatego właśnie zwróciliśmy szczególną uwagę uczestników konferencji na dobrowolność we wprowadzaniu modelu BYOD. Wspomniane wcześniej przepisy dotyczące telepracy przewidują wymóg uzgodnienia z pracownikiem, że będzie wykonywał pracę przy pomocy prywatnych narzędzi. W szczególności, pracodawca nie może jednostronnie wprowadzić tego rozwiązania dokonując tzw. wypowiedzenia zmieniającego (art. 42 Kodeksu pracy). W naszej ocenie analogiczne zasady powinny towarzyszyć wdrażaniu modelu BYOD. Polityka stosowania własnych urządzeń w pracy, powinna być zaakceptowana przez pracownika poprzez zawarcie umowy o pracę (lub aneksu), zawierającej postanowienia regulujące zasady w tym zakresie. Ponadto, z punktu widzenia przepisów o ochronie danych osobowych, ważne jest, aby pracownik miał możliwość dokonania wyboru w pełni dobrowolnie. Pracodawca powinien więc stworzyć alternatywę w postaci możliwości korzystania ze sprzętu firmowego przy braku zgody pracownika na korzystanie z własnych urządzeń.

Ogólne zasady funkcjonowania BYOD należy określić w regulaminie pracy lub w polityce BYOD, będącej załącznikiem regulaminu. Zgodnie bowiem z przepisami Kodeksu pracy, to właśnie regulamin pracy określa organizację pracy i jest tzw. zakładowym źródłem prawa pracy, w związku z czym jest dla pracownika, co do zasady, bezwzględnie wiążący. Polityki niebędące częścią regulaminu (np. jako załączniki) nie mają takiego statusu. Jeśli w zakładzie pracy działają związki zawodowe lub rada pracowników, pracodawca powinien uzgodnić (ze związkami) i skonsultować (z radą) wdrożenie modelu BYOD.
Wiele wątpliwości budzić może BYOD w kontekście czasu pracy. Wprowadzenie BYOD samo w sobie nie wpływa na obowiązujący w zakładzie pracy system czasu pracy, nie powoduje też złagodzenia reguł dotyczących pracy w godzinach nadliczbowych, zwłaszcza wynagrodzenia za tego rodzaju pracę. W praktyce BYOD może osłabić kontrolę pracodawcy nad czasem pracy i sprzyjać wystąpieniu godzin nadliczbowych - wdrażając BYOD warto mieć na uwadze również ten zespół. Jeśli BYOD wiąże się z pracą „mobilną” (np. wykonywaną przez przedstawicieli handlowych podróżujący w terenie) warto rozważyć wprowadzenie w regulaminie pracy zadaniowego czasu pracy dla pracowników, którzy taką pracę wykonują. W odniesieniu do pracowników, od których praca poza biurem pracodawcy, nie jest, co do zasady, wymagana, warto upewnić się, że regulamin pracy (lub polityka BYOD będąca załącznikiem do regulaminu) a także umowa o pracę (aneks) zawierają klauzule, które wyraźnie określą zasady i sposób zlecania pracy w godzinach nadliczbowych.

Ważnym elementem jest także skompensowanie pracownikowi korzystania z własnego sprzętu - powinno to przybrać formę ekwiwalentu pieniężnego. Prawidłowe uregulowanie tej kwestii ma znaczenie na gruncie prawa podatkowego, co także zasygnalizowaliśmy uczestnikom konferencji.
Nasze stosunkowo krótkie wystąpienie przedstawiło tylko kluczowe problemy prawne, które wiążą się z wdrożeniem i stosowaniem modelu BYOD. Jednak udział w konferencji pozwolił nam skonfrontować się z różnorodnymi zagadnieniami, wynikającymi z codziennego stosowania BYOD. Konkluzją, która chcieliśmy przekazać w naszych wystąpieniach było to, że wdrożenie BYOD powinno zostać przygotowane nie tylko od strony organizacyjnej czy technicznej, ale też od strony prawnej, poprzez przygotowanie zmian w dokumentacji związanej z przetwarzaniem danych osobowych oraz w regulaminie pracy (w tym zwłaszcza wprowadzenie postanowień zabezpieczających informacje poufne pracodawcy, regulujących kwestie czasu pracy), zapewnienie pracownikom jak najszerszej swobody wyboru BYOD (przez stworzenie realnej alternatywy w postaci pracy na urządzeniach firmowych) oraz zrekompensowanie pracownikom korzystania z własnych urządzeń w formie ekwiwalentu.




Dodaj komentarz
Nick/Pseudonim
E-mail (ukryty)
WWW
Treść
Subskrybuj

Powiadamiaj mnie o nowych komentarzach do tego artykułu
E-mail (ukryty)


Cookies

Wprowadziliśmy nową politykę prywatności i plików cookies. Sprawdź

O serwisie

Omawiamy obowiązujące przepisy prawa pracy, orzecznictwo oraz interpretacje wydane przez Państwową Inspekcję Pracy i Ministerstwo Pracy i Polityki Społecznej.

 

Śledzimy planowane zmiany przepisów
i odnosimy się do aktualnych problemów
z dziedziny prawa pracy.

Poznaj inne nasze serwisy

Blog EuroZamowienia.pl
Blog IPwSieci.pl
Blog PrawoMówni.pl
Blog PrzepisNaEnergetyke.pl

Polecamy

Korzystanie z social media
w pracy


Poznaj podejście europejskich
firm do aktywności pracowników
w internecie. Więcej 

O autorach
Ostatnie komentarze
Ewa Łachowska-Brol komentuje Jak rekrutować, nie naruszając prawa
Archiwum
2016
Tagi
Kodeks pracy (24)nowelizacja (14)orzecznictwo SN (11)umowa o pracę (10)orzecznictwo (10)
rozwiązanie umowy o pracę (8)umowa na czas określony (7)okres wypowiedzenia (7)wypowiedzenie (7)obowiązki pracodawcy (7)urlop wychowawczy (6)artykuły prasowe (6)Legal Alert (6)prawo UE (6)dyskryminacja (5)sąd pracy (5)urlop rodzicielski (5)ochrona interesów pracodawcy (5)urlopy macierzyńskie (5)czas pracy (5)bhp (4)odszkodowanie (4)Trybunał Sprawiedliwości Unii Europejskiej (4)dodatkowy urlop macierzyński (4)uprawnienia związane z rodzicielstwem (4)zmiana pracodawcy (3)przejście zakładu pracy (3)odpowiedzialność pracodawcy (3)zwolnienie z obowiązku świadczenia pracy (3)rekrutacja (3)niezdolność do pracy (3)odpowiedzialność pracownika (3)ubezpieczenia społeczne (3)przejęcie pracowników (3)dane osobowe (3)zakaz konkurencji (3)składki ZUS (2)BYOD (2)skierowanie na badania wstępne (2)delegowanie (2)przekazywanie danych osobowych (2)zasiłek macierzyński (2)terminy (2)naruszenie przepisów bhp (2)badania kontrolne (2)dni wolne od pracy (2)rozkład czasu pracy (2)odpowiedzialność za wypadek przy pracy (2)urlop wypoczynkowy (2)okres zasiłkowy (2)urlop bezpłatny (2)minimalne warunki zatrudnienia (2)bring your own device (2)bezpieczne i higieniczne warunki pracy (2)dieta (2)wstępne badania lekarskie (2)związki zawodowe (2)ochrona danych osobowych (2)naruszenie obowiązków przez pracownika (2)odpowiedzialność za naruszenie przepisów bhp (2)dopuszczenie do pracy (2)zwolnienia grupowe (2)okres rozliczeniowy (2)porozumienie (2)wypadek przy pracy (2)Proseed (1)dbanie o dobro zakładu pracy (1)pracownicy mobilni (1)oferta (1)opracowania (1)Employment Law in Europe (1)zagraniczna podróż służbowa (1)istotne elementy umowy o pracę (1)urlop macierzyński ojca (1)swobodny przepływ pracowników (1)urlop macierzyński (1)praca w sobotę (1)centra usług (1)siedem dni na doręczenie zwolnienia lekarskiego (1)uprawnienia pracodawcy (1)delegacja (1)powrót do pracy po długiej nieobecność (1)due diligence (1)ruchomy czas pracy (1)leasing pracowniczy (1)ustawa wypadkowa (1)zadośćuczynienie za krzywdę (1)referencje (1)umowa przedwstępna (1)elektroniczny papieros (1)kontrakt menadżerski (1)list intencyjny (1)urlop macierzyński członka najbliższej rodziny (1)Chambers & Partners (1)zatrudnianie cudzoziemców (1)podróż służbowa (1)Background screening (1)podział urlopu macierzyńskiego (1)cudzoziemcy (1)czas wolny (1)praca zmianowa (1)Ustawa o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego (1)praca w niedziele i święta (1)outsourcing (1)kary porządkowe (1)elektroniczne zwolnienie lekarskie (1)wyjazd służbowy (1)obowiązki osoby kierującej pracownikami (1)skierowanie na badania kontrolne (1)dokumentacja pracownicza (1)weksel własny (1)świadectwo pracy (1)zasiłek chorobowy (1)elastyczne formy zatrudnienia (1)działalność gospodarcza (1)renta (1)weksel (1)
więcej...