Aktualizacja, czy może poprawienie projektu ustawy, byłaby bardzo pożądana, ponieważ bez niej postanowienia projektu w obecnym kształcie nasuwają wiele wątpliwości i mogą powodować uzasadnione obawy co do funkcjonowania zawartych w nim przepisów w praktyce. Wśród licznych tego rodzaju zagadnień jako przykłady można podać nieprecyzyjne przepisy dotyczące momentu, w którym rozpoczyna się ochrona sygnalisty i czasu jej trwania lub to, że projekt przewiduje ochronę osoby pomagającej sygnaliście w dokonaniu zgłoszenia, nie precyzując jednak, jak taką pomoc należy rozumieć.

Zgłoszenia wewnętrzne

Jeśli chodzi o zapisy budzące mniej wątpliwości, to zgodnie z obecnym brzemieniem projektu ustawy pracodawcy zatrudniający co najmniej 50 pracowników powinni utworzyć kanały, za pomocą których sygnaliści będą mogli dokonywać tzw. zgłoszeń wewnętrznych, czyli przekazywać informacje na temat zaobserwowanych przez nich naruszeń prawa lub nieprawidłowości. Projekt przewiduje dwa istotne wyjątki od tego obowiązku. Otóż pracodawcy prowadzący działalność w obszarze szeroko rozumianego sektora finansowego będą musieli stworzyć system dokonywania zgłoszeń, nawet jeśli zatrudniają mniej niż 50 pracowników. Natomiast pracodawcy zatrudniający między 50 a 250 pracowników mają czas na utworzenie kanałów zgłoszeniowych do 17 grudnia 2023 r.

Nota bene, zgodnie z wdrażaną dyrektywą, polska ustawa powinna wejść w życie 17 grudnia 2021 r. Uważam jednak, że biorąc pod uwagę wstępny stopień zaawansowania prac legislacyjnych, jest bardzo prawdopodobne, że wejdzie ona w życie dopiero na początku 2022 r.

Procedura dokonywania zgłoszeń

Utworzenie wewnętrznych kanałów zgłoszeniowych oznacza między innymi opracowanie procedury określającej sposób składania zgłoszeń, w tym ustalenie, czy zgłoszenia mogą być składane anonimowo. Procedura powinna między innymi wskazywać jednostkę w strukturze firmy, która będzie zgłoszenia przyjmować, a także jednostkę, która będzie je  analizować. Ponadto w procedurze powinien być ustalony sposób, w jaki należy rozpatrywać zgłoszenia, czas rozpatrywania zgłoszeń (przy założeniu jednak, że nie dłużej niż 3 miesiące), a także to, jakie działania mogą zostać podjęte, jeśli naruszenie zostanie potwierdzone. Obowiązkowe będzie prowadzenie rejestru zgłoszeń i przechowywanie informacji dotyczących poszczególnych zawiadomień przez okres 5 lat.

Procedura powinna znaleźć się w treści regulaminu zgłoszeń wewnętrznych, będącego obligatoryjnym i zarazem podstawowym dokumentem określającym zasady związane z dokonywaniem i rozpatrywaniem zawiadomień składanych przez sygnalistów.

Regulamin zgłoszeń wewnętrznych

Projekt ustawy przewiduje, że pracodawca ustala treść regulaminu po konsultacji z zakładową organizacją związkową, a jeśli u danego pracodawcy nie działają związki zawodowe, to z przedstawicielami pracowników. Projektodawca nie sprecyzował jednak, ani jak długo powinny trwać konsultacje, ani w jakiej formie powinny być prowadzone, ani też – co najważniejsze – czy ich rezultat jest wiążący dla pracodawcy. Obecna treść projektu sugeruje, że postulaty strony społecznej nie będą dla pracodawcy wiążące. Niemniej nie sposób wykluczyć także interpretacji analogicznej jak w przypadku konsultacji dotyczących planowanych zwolnień grupowych. W takim przypadku, w razie braku porozumienia ze stroną społeczną, pracodawca ustalałby regulamin samodzielnie, ale uwzględniając – w miarę możliwości – propozycje przedstawione w ramach konsultacji przez zakładowe organizacje związkowe.

Udział strony społecznej w przygotowaniu regulaminu zgłoszeń wewnętrznych może w pewnych okolicznościach być wyzwaniem dla pracodawców. Dotyczy to zwłaszcza sytuacji, gdy związki zawodowe będą naciskały na wprowadzenie rozwiązań w zakresie składania czy rozpatrywania zgłoszeń innych niż te, które zaplanował pracodawca.

Po ustaleniu i skonsultowaniu treści regulaminu zgłoszeń wewnętrznych należy go podać do wiadomości pracowników w sposób przyjęty u danego pracodawcy, np. umieszczając w intranecie i rozsyłając mailem, czy wywieszając na tablicy ogłoszeń. Regulamin wchodzi w życie po upływie dwóch tygodni od ogłoszenia. Dodatkowo, pracodawca będzie zobowiązany zapoznać pracowników z regulaminem przed dopuszczeniem ich do pracy. Zawarte w projekcie regulacje dotyczące wprowadzenia regulaminu zgłoszeń wewnętrznych są co do zasady zbieżne z dobrze znanymi w prawie pracy rozwiązaniami dotyczącymi wprowadzania regulacji wewnętrznych pracodawcy, np. regulaminu pracy, i moim zdaniem powinny być stosowane i intepretowane w sposób analogiczny.

Na obecnym etapie procesu legislacyjnego Departament Prawa Pracy w Ministerstwie Rodziny i Polityki Społecznej powinien przeanalizować sugestie i uwagi zgłoszone w toku konsultacji publicznych. Postulowanym kolejnym krokiem powinno być zaktualizowanie projektu ustawy.